Zettelwirtschaft war gestern, heute nutzt man eine intelligente Archivierungssoftware um dem Chaos ein Ende zu bereiten. Worauf es dabei ankommt, schreibe ich Dir im folgenden Artikel.

Dokumente und Daten zu archivieren ist in der Regel mit einem großen Aufwand verbunden und nimmt viel Zeit in Anspruch. Auch später bei der Suche nach bestimmten archivierten Dokumenten geht meist viel Zeit verloren, die besser hätte genutzt werden können. Eine gute Alternative zur manuellen Archivierung stellt eine digitale Archivierungssoftware dar.

Das wir uns mitten im digitalen Zeitalter befinden, sollte jeder von uns Tag täglich in seinem Alltag mitbekommen. Angefangen bei unseren geliebten Smartphones, über das Internet bis hin zu unseren beinahe papierlosen, computerbestückten Arbeitsplätzen. Nur noch selten wird etwas handschriftlich geschrieben und auch die papierbasierte Archivierung von Dokumenten scheint so langsam veraltet.

Die moderne Art der Dokumentenarchivierung – die Archivierungssoftware

Die Digitalisierung von Dokumenten ist nicht nur um einiges schneller und effizienter, sondern auch noch viel platzsparender. Das Büro wird nicht länger durch große, beinahe auseinanderplatzende Dokumentenschränke beengt, sondern wird in Zukunft viel geräumiger sein, da all Ihre Dokumente in einem digitalen Archiv abgelegt sein werden. Dadurch wird es Ihnen viel einfacher gelingen, Ihre Dokumente zu scannen, zu erfassen und zu verwalten.

Digitale Archivierung - DOCBOX
Zukunftsorientiert archivieren mit der DOCBOX Software (Screenshot fido-buerosysteme.de)

Eine moderne Archivierungssoftware kennzeichnet sich durch verschiedene Funktionen. Auf der Suche nach einer geeigneten Software für Ihr Unternehmen ist es schwer, unabhängig von individuellen Faktoren, eine pauschale Empfehlung auszusprechen. Dennoch sollten alle modernen Archivierungssoftware einige Funktionen beinhalten, um sich grundsätzlich zu eignen. Von Vorteil ist es, wenn die Archivierungssoftware dem Mitarbeiter Arbeit abnimmt und leicht zu handhaben ist. Systeme mit wenigen Arbeitsschritten, die die zu archivierenden Dokumente weitestgehend automatisch indexieren sind am hilfreichsten. Ebenso wichtig wie der eigentliche Archivierungsprozess ist der der Aufbewahrung.

Die Lösung für die Anforderung eines modernen Unternehmens

Eine gute Archivierungssoftware sollte Ihre Dokumente sicher vor den Augen Unbefugter und verlustsicher aufbewahren. Es sollte genau definiert werden können, wer Zugang zu den archivierten Dokumenten bekommen darf und vorgenommenes Löschen und Überarbeiten sollte schnell und einfach rückgängig gemacht werden können, indem man zu einer vorherigen Version des Dokuments geleitet wird. Des Weiteren wäre wichtig, dass die Software mit allen gängigen Dokumententypen umzugehen weiß und keine Schwierigkeiten im Umgang mit E-Mails und deren Anhängen hat. Zum Aspekt des späteren Suchens und Einblicks in die archivierten Dokumente kann gesagt werden, dass die vorhandene Suchfunktion sehr genau arbeiten sollte, selbst verschachtelte und komplexe Suchanfragen erlaubt, mit sehr kurzen Wartezeiten gerechnet werden kann und dass häufig gesuchte Dokumente als Favoriten gespeichert werden können.

Digitale Archivierungssoftware DOCBOX

Mithilfe der digitalen Archivierungssoftware DOCBOX ist es Ihnen möglich, wertvolle Ressourcen zu sparen und Ihre Dokumente schnell und effizient einzuscannen und per Drag&Drop im entsprechenden Ordner zu archivieren. Auch im Nachhinein finden werden Sie Ihre archivierten Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden, da alle Dokumente nach Ihrem Inhalt durchsucht werden können.

Dokumente und Daten zukunftsorientiert archivieren

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