Einführung eines ERP-System

Optimieren, optimieren und nochmals optimieren – nicht nur wir selbst streben im Alltag bei unserer Ernährung oder Fitness nach ständiger Verbesserung. Auch Unternehmen sind schon längst dem Drang nach allumfassender Effektivitätssteigerung verfallen. Der Grund? Ganz einfach – die Konkurrenz schläft nicht. Im Sinne von Charles Darwin gilt in der freien Wirtschaft ebenfalls das Naturgesetz: Der Stärkere setzt sich durch. Doch was ist das Geheimnis erfolgreicher Firmen? In vielen Fällen die drei Buchstaben ERP (Enterprise-Resource-Planning). Warum sich der Einsatz eines solchen Systems rentiert und was Unternehmen bei der Einführung beachten müssen, erklären wir hier.

Was macht ERP-Systeme zu einer lohnenden Investition?

Waren das noch Zeiten, als Abteilungschefs auf der Suche nach aussagekräftigen Daten und Auswertungen stundenlang herumtelefonieren oder Kollegen um Hilfe bitten mussten. Das hat Zeit gekostet und die Ergebnisse waren in den meisten Fällen nicht unbedingt zielführend. Durch ein ERP-System gehören solche Szenarien der Vergangenheit an. Ursprünglich aus sogenannten MRP-Systemen entstanden, ist das tiefgreifend Revolutionäre ein softwaregestütztes System, das als zentrale Datenbank fungiert. Dieser strukturelle Aspekt bringt zwei grundlegende Erleichterungen mit sich:

  1. Optimales Management und Planung von Ressourcen.
  2. Verbesserung sowie Beschleunigung des Informationsaustausches.

Lohnender Einsatz in den Unternehmensschaltstellen

Dadurch laufen Arbeitsabläufe effektiver sowie schneller ab und durch den optimal geplanten Einsatz von Rohstoffen oder Humankapital wirtschaften Betriebe bedarfsorientierter. Die Implementierung lohnt sich insbesondere in Geschäftsbereichen, die innerhalb großer Organisationen als zentrale Nervensysteme fungieren, wie beispielsweise:

  • Logistik
  • Produktion
  • Personalwesen
  • Marketing und Vertrieb
  • Stammdatenverwaltung
  • Forschung und Entwicklung
  • Rechnungs- und Finanzwesen

Wie läuft die Einführung am besten ab?

Dennoch wirken ERP-Systeme nicht wie ein magischer Zaubertrank, der auf einen Schlag alles zum Guten wendet. Die Einführung ist ein langwieriger Prozess, bei dem folgende Schritte entscheidend sind:

Einführung eines ERP-System

1. Den passenden Anbieter finden

Mittlerweile tummeln sich auf dem Markt viele vermeintliche ERP-Experten. Eine Vorauswahl verschafft zunächst einen groben Überblick. Beim Feintuning geht es schließlich um die Fragen, ob vorhandene Informationen und Daten problemlos in das neue System integrierbar sind, eine modulare Erweiterung möglich ist und die jeweilige Lösung auch auf die Größe des Betriebs zugeschnitten ist. Erste Anhaltspunkte im Auswahlverfahren liefern folgende Informationsquellen:

  • Messebesuche
  • Branchenempfehlungen
  • Fachzeitschriften
  • Spezielle Foren
  • Online-Recherche
  • Vergleichsseiten im Internet

2. Anforderungen und Anpassungen abgleichen

Hier stehen zunächst ausführliche Tests der verschiedenen Produkte an. Schließlich müssen Anforderungen und Lösung am Ende zusammenpassen. Das überprüfen die Implementierungsverantwortlichen am besten mit einem Lastenheft. Ergebnisse sind so nachvollziehbar dokumentiert und es wird deutlich, bei welchen Punkten eventuell noch Änderungsbedarf besteht. Sind sich Auftraggeber und Anbieter einig, verfasst Letzterer zur Absicherung der Vereinbarungen noch ein Pflichtenheft.

3. Erste Demo-Tests durchführen

Bestehen in Bezug auf das Pflichtenheft keine Einwände, steht die Konzipierung einer Testversion an, um Mitarbeiter möglichst schnell an das System inklusive neuer Workflows zu gewöhnen. Wichtig ist hier besonders, dass es sich bei den zu verarbeitenden Informationen um Echt-Daten handelt. Das simuliert einen möglichst realen Arbeitsablauf. Fremdinformationen sorgen nur für Verwirrung und das dämpft die Motivation. Unternehmen haben hier außerdem die Pflicht, mögliche Schwachstellen aufzuzeigen und diese klar gegenüber dem Anbieter zu kommunizieren, der wiederum auf die Kundenwünsche eingehen muss. Firmen, für die Standardprozesse völlig ausreichen, können diese Punkt überspringen.

4. Chance für einen Neuanfang

Eine ERP-Einführung ist zusätzlich eine gute Möglichkeit, um im über Jahrzehnte angewachsenen Daten-Dschungel einmal gehörig aufzuräumen. So lange keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht, ist es hilfreich, sich von unwichtigen Informationen zu trennen, neue Ordnerstrukturen anzulegen oder verschiedene Datenstränge zusammenzuführen.

5. Schulungen planen

Dieser Punkt macht aber erst Sinn, wenn alle relevanten Daten in der neuen Anwendung gespeichert sind. Anschließend geht es an die Konzipierung von Schulungsabläufen und –inhalten. Danach kann es losgehen. Zuerst schult man am besten Angestellte, die an wichtigen Schalt- oder Schnittstellen sitzen. Sie können ihr Wissen zusätzlich von oben nach unten an die Kollegen weitergeben. Unbedingt zu vermeiden ist dagegen das parallele Arbeiten im neuen und alten System. Sonst hat ERP keine Chance, sich schnell und vor allen Dingen nachhaltig im Unternehmen durchzusetzen.

Klare Vorgaben sind der Schlüssel zum Erfolg

Die Einführung eines ERP-System bringt Unternehmen grundlegende Vorteile wie Kapitaleinsparmöglichkeiten und Effizienzsteigerungen. Die tatsächliche Implementierung der Anwendung ist dagegen aber kein Kinderspiel, sondern eine zeitintensive Angelegenheit. Mit einem klaren Konzept und einem unerschütterlichen Fahrplan ist die Softwareumstellung jedoch häufig ein reibungsloser Prozess.

Einführung eines ERP-System: Das müssen Unternehmen beachten

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