Bei der Digitalisierung von HR-Organisationen geht es vor allem um die Veränderung von Information- und Kommunikationstechnologien. Dabei handelt es sich um analoge Tätigkeiten, die in digitale Prozesse überführt werden. Es entstehen neue digitale und intelligente Systeme.

Durch den Digitalisierungsprozess kann Mitarbeitern von überallaus geholfen werden. Das betrifft das beantworten von Fragen, aber auch Probleme im Arbeitsalltag. Der Digitalisierungsprozess ermöglicht die Digitalisierung von Personaldokumenten und eines aktiven Managements des Materials. Die HR-Digitalisierung erfolgt mithilfe verschiedener Schlüsseltechnologien. Big Data verlangt die Aufarbeitung unzähliger Daten und die Vernetzung verschiedener Geräte. Dadurch entstehen neue Prozesse im Unternehmen, bei denen die HR-Digitalisierung greift.

Um eine digitale Transformation erfolgreich durchzuführen, müssen Risiken wie eine mangelnde digitale Kompetenz, Degenerationsunterschied sowie das fehlende Budget von Unternehmen mitigiert werden. Nicht zu vergessen sind eine fehlende IT-Infrastruktur sowie fehlende Personalressourcen von Mitarbeitern, die sich in dem Bereich auskennen.

Um die Digitalisierung vorzunehmen, ist es sinnvoll, zuerst einmal zu analysieren, welche Prozesse im Unternehmen stattfinden. Dann muss hinterfragt werden, ob dieser Prozess in dieser Form überhaupt Sinn macht oder nicht bereits digital umgewandelt werden kann. Dafür sind die richtigen Technologien notwendig, mit denen die digitale Transformation im Raumunternehmen vorangetrieben wird.

Im Zuge der HR-Digitalisierung müssen Mitarbeiter ihre Rolle neu begreifen. Neue Software mit eingesetzt und Mitarbeiter müssen dafür geschult werden. Ihre Tätigkeiten werden ins Digitale verlagert. Die digitalen Prozesse bringen Transparenz und Nachvollziehbarkeit mit sich. Sie sind wenig anfällig für Fehler und beschleunigen die Tätigkeiten.

Welche Bereiche bringen Digitalisierungspotenzial mit sich?

Der erste Bereich ist die Personaladministration, in der automatisierte standardisierte Prozesse stattfinden. In ihnen greift man die digitale Personalakte auf. Ein weiterer ist das Personalcontrolling und das Performance Management. Bei ihm werden Mitarbeiterprofile und Bewerberanalysen gespeichert, sind Leistungsbewertung und statt Profile werden analysiert. Ein weiterer Aspekt sind das Personalmarketing und Recruiting sowie Personalentwicklung und das Change-Management. Digitale Inhalte werden bereitgestellt, das Unternehmen ist in Karrierenetzwerken aktiv und es finden online Assessment Center statt. In der Personalentwicklung finden Schulungen im virtuellen Klassenraum statt, virtuelle Führungen oder Datenauswertung.

Durch die Digitalisierung im HR stehen Informationen wesentlich schneller zur Verfügung. Es gibt eine große Zeitersparnis. Das betrifft beispielsweise auch Arbeitsverträge, bei deren Erstellung Zeit und Kosten gespart werden. Die Zusammenarbeit und Transparenz zwischen einzelnen Abteilungen werden erleichtert. Möglichst viel muss durch den Digitalisierungsvorgang digital stattfinden.

Die digitale Transformation

Für die HR-Digitalisierung sind vor allem die passenden Ressourcen notwendig. Unternehmen benötigen ein Team, das den digitalen Wandel umsetzen und vorantreiben kann. Dieses Team kann sich auch durch fortgebildete Mitarbeiter zusammenstellen. Als nächstes wird eine HR-Strategie benötigt. Anschließend muss der gesamte Prozess für das Unternehmen aus Kundensicht betrachtet werden. Schließlich werden die Pläne der Digitalisierung umgesetzt.

Es gibt Werkzeuge wie zugeschnittene Applikationen, die helfen die Digitalisierung im HR Bereich voranzutreiben. Dazu zählt zum Beispiel der Haufe HR Service. Personalakten werden digital verbunden und die Sicherheit wird mit dem Programm gewährleistet. Die digitale Transformationsunternehmen werden vorangetrieben und der Workflow optimiert. Das ermöglicht ein schnelleres Arbeiten mit kürzeren Bearbeitungszeiten. Selbst digitale Unterschriften lassen sich einbinden, um ortsunabhängige Termine abzuwickeln.

Wie lassen sich HR-Prozesse digitalisieren?

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