Arbeitszeugnisse müssen sicher, ansprechend und wahrheitsgetreu erstellt werden, denn Arbeitnehmer haben einen einklagbaren Anspruch darauf – Software kann dabei schnell und professionell unterstützen!

Als Arbeitnehmer hat man einen einklagbaren Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieser besteht entweder am Ende eines Arbeitsverhältnisses, oder auch währenddessen, wenn der Arbeitnehmer einen triftigen Grund dafür hat.

Ein triftiger Grund wäre zum Beispiel ein Wechsel des Vorgesetzten oder eine Betriebsübernahme. Die Arbeitnehmer können in jedem Fall ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis verlangen.

Einfaches Zeugnis

Im ersten Fall ist anzugeben, wie lange der Arbeitnehmer im Unternehmen beschäftigt war, und welche Tätigkeiten er dort erbracht hat.

Qualifiziertes Zeugnis

Im zweiten Fall ist darüber hinaus auch eine Beurteilung der Arbeitsqualität und der sonstigen Kompetenzen bis hin zum Sozialverhalten aufzunehmen. Das Gesetz verlangt, dass ein Zeugnis wahrheitsgemäß und wohlwollend abgefasst sein muss.

Herausforderungen bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen

Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses bindet interne Ressourcen beim Arbeitgeber und erfordert Fachwissensowie eine gewisse Erfahrung. An Form, Inhalt und Formulierung werden hohe rechtliche Anforderungen gestellt, die unbedingt beachtet werden müssen, und sich auch ändern können.

Die Zeugniserstellung verlangt bei größeren Unternehmen zudem die Koordination unterschiedlicher Beteiligter im Unternehmen. So spielt neben den Personalverantwortlichen vor allem der Vorgesetzte des ausgeschiedenen Mitarbeiters eine ganz wichtige Rolle, denn er muss die inhaltliche Beurteilung des ehemaligen Arbeitnehmers vornehmen.

Wieso es wichtig ist, Arbeitszeugnisse korrekt zu erstellen

Arbeitszeugnisse haben für ausgeschiedene Mitarbeiter eine hohe Bedeutung. Immer noch spielen sie in Bewerbungsverfahren eine wichtige Rolle und sind für das Fortkommen des Arbeitnehmers von entsprechend hoher Bedeutung. Genügen Zeugnisse den rechtlichen Erfordernissen nicht, kann das sehr schnell zu unangenehmen rechtlichen Auseinandersetzungen bis hin zu Gerichtsverfahren führen.

Einen wichtigen Aspekt darf man auch nicht vergessen: Selbst dann, wenn man einen Arbeitnehmer sehr schätzt, muss das Arbeitszeugnis dem Wahrheitsgebot entsprechen, und man darf es mit dem Wohlwollen dem Mitarbeiter gegenüber nicht übertreiben.

Arbeitszeugnisse müssen vor allem inhaltlich richtig sein, sie sollen ja auch einem allfälligen neuen Arbeitgeber Orientierung geben. Man sollte daher aus Gefälligkeit übertrieben positiv formulierte Textierungen jedenfalls unterlassen.

Ein Arbeitszeugnis sagt sehr viel über den ausstellenden Arbeitgeber aus. Das sollte man auch immer bedenken, vor allem man auch sonst an einem guten Image am Markt und bei potenziellen Bewerbern interessiert ist.

Gibt es Werkzeuge, die bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen unterstützen?

Immer mehr Unternehmen nutzen Softwarelösungen zur Unterstützung bei der Zeugniserstellung. Diese Programme enthalten eine Vielzahl von Musterformulierungen. Workflows sorgen im Unternehmen für einen schnellen Prozessdurchlauf.

Die Beurteilung des Mitarbeiters durch die jeweilige Führungskraft erfolgt anhand vorgegebener Bewertungsmöglichkeiten, die das Programm in Text transformiert.

Am Ende des Prozesses:

  • liegt ein den rechtlichen Erfordernissen entsprechendes,
  • inhaltlich richtiges,
  • ansprechend formuliertes
  • und formatiertes Zeugnis vor.

Einen guten Überblick über das Angebot an derartigen Softwarelösungen kannst du dir auf shop.haufe.de/personalwesen/arbeitszeugnisse verschaffen.

Vorteile unterstützender Softwarelösungen für das Unternehmen

Die vorgegebenen Prozesse und Workflows:

  • sparen Zeit,
  • schaffen Sicherheit
  • und unterstützen die beteiligten Personen.

Der gesamte Prozess der Zeugniserstellung erfährt eine deutliche Beschleunigung und Professionalisierung. Automatische Updates führen dazu, dass durchgängig Rechtssicherheit gegeben ist.

Die Programme bieten darüber hinaus in den meisten Fällen sinnvolle zusätzliche Funktionalitäten, wie Status-, Such- und Erinnerungsfunktionen. Dadurch dass die Erstellung der Zeugnisse direkt im Tool erfolgt, ist es nicht nötig, zu anderen Programmen und Anwendungen zu wechseln. 

Herausforderung Arbeitszeugnis – wie Software bei der Erstellung unterstützen kann

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